Superviseur et suppléant

Un représentant se qualifie à agir à titre de superviseur s’il est autorisé à exercer au moment de la période probatoire et s’il a été titulaire d’un certificat pendant au moins 24 mois dans les 36 derniers mois, dans la même discipline ou la même catégorie de discipline que celle dans laquelle le postulant désire exercer. De plus, le superviseur doit respecter certains critères de probité notamment :

1. ne pas, au cours des cinq années précédant la demande du postulant, avoir fait l’objet d’une sanction disciplinaire imposée par un comité de discipline constitué en vertu de la Loi sur la distribution de produits et services financiers ou de la Cour du Québec, siégeant en appel d’une décision d’un de ces comités;

2. ne pas, au cours des cinq dernières années précédant la demande du postulant, avoir été radié ou exclu par un comité de discipline d’un ordre professionnel;

3. ne pas faire l’objet de conditions ou restrictions de nature disciplinaire, financière ou pénale ou en lien avec la fonction de superviseur émises en vertu des articles 218, 219 ou 220 de la Loi sur la distribution de produits et services financiers.

Pendant la période probatoire, le superviseur est responsable de tous les actes professionnels posés par le stagiaire. Sa supervision est importante afin d’éviter les erreurs et les oublis de la part du stagiaire. De façon générale, il doit :

• offrir au titulaire du certificat probatoire un milieu de travail favorable à l’apprentissage et au développement de ses compétences;
• déterminer les tâches que le titulaire doit effectuer en précisant les délais à respecter;
• permettre au titulaire d’exercer progressivement des activités réservées aux représentants;
• évaluer et réviser au moins une fois par semaine les tâches accomplies par le titulaire. Une supervision plus étroite doit être effectuée si le superviseur le juge nécessaire;
• informer l’Autorité, dans les cinq jours, de l’abandon ou de l’interruption de la période probatoire par le titulaire.

 
Selon la discipline ou la catégorie de discipline dans laquelle est inscrit le stagiaire, le superviseur doit s’acquitter de responsabilités spécifiques :

• Assurance de dommages des particuliers :
   
  Lorsque des produits et services relatifs à l’assurance de dommages des particuliers sont offerts, le superviseur doit réviser le travail du titulaire du certificat probatoire et consigner cette révision dans le dossier du client le prochain jour ouvrable.

• Assurance de dommages des entreprises :
   
  Le superviseur doit approuver les produits et services offerts par le titulaire du certificat probatoire avant qu’ils ne soient proposés au client, consigner cette approbation dans le dossier du client et contresigner, le cas échéant, toute proposition ou formulaire, notamment les avis pour fins de remplacement.

• Assurance contre la maladie ou les accidents :
   
  Le superviseur doit approuver les produits et services offerts par le titulaire du certificat probatoire avant qu’ils ne soient proposés au client, consigner cette approbation dans le dossier du client et contresigner, le cas échéant, toute proposition ou formulaire, notamment les avis pour fins de remplacement.

• Assurance de personnes :
  
  Le superviseur doit approuver les produits et services offerts par le titulaire du certificat probatoire avant qu’ils ne soient proposés au client, consigner cette approbation dans le dossier du client et contresigner, le cas échéant, toute proposition ou formulaire, notamment les avis pour fins de remplacement.

• Assurance collective de personnes :
  
  Le superviseur doit approuver les produits et services offerts par le titulaire du certificat probatoire avant qu’ils ne soient proposés au client, consigner cette approbation dans le dossier du client et contresigner, le cas échéant, toute proposition ou formulaire, notamment les avis pour fins de remplacement.

• Expertise en règlement de sinistres :
   
  Le superviseur doit approuver les produits et services offerts par le titulaire du certificat probatoire avant qu’ils ne soient proposés au client, consigner cette approbation dans le dossier du client et contresigner, le cas échéant, toute proposition ou formulaire, notamment les avis pour fins de remplacement.
   

Le ou les superviseurs peuvent prendre des vacances. Si un stagiaire est encadré par un seul superviseur, ce dernier peut prendre des vacances durant la période probatoire. Pour ce faire, il doit aviser l’Autorité par écrit du nom de la personne qui le remplacera dans sa tâche de superviseur, et ce, en remplissant l’annexe A (Déclaration du superviseur) et l’annexe B (Déclaration du remplaçant du superviseur) de la demande de certificat probatoire. L’Autorité doit recevoir ces documents au moins 10 jours ouvrables avant le début prévu des vacances.

Si un stagiaire est encadré par deux superviseurs, l’un d’eux peut aussi prendre des vacances. Cependant, il n’est pas nécessaire que les annexes mentionnés ci-dessus soient remplies puisqu’un autre superviseur prendra la relève auprès du stagiaire.